Descrizione
Il Sistema di Gestione Ambientale del Comune di Villa Lagarina
Il Sistema di Gestione Ambientale (EMAS)
L’acronimo inglese “EMAS” sta per “Eco-Management and Audit Scheme” (letteralmente Piano di gestione e controllo ambientale) e si riferisce ad un sistema volontario di gestione ambientale a cui possono aderire le organizzazioni, sia private che pubbliche, che intendono valutare e migliorare le proprie prestazioni ambientali.
L’adesione ad EMAS va oltre il semplice monitoraggio, comprendendo un lavoro di prevenzione e pianificazione a lungo termine. L’intero sistema è poi verificato annualmente da un ente terzo indipendente, che deve attenersi alle prescrizioni dell’Istituto Superiore per la Protezione e la Ricerca Ambientale (ISPRA).
Nel 2010 il Comune di Villa Lagarina ha deciso proseguire con la sola registrazione EMAS e abbandonare la certificazione ISO 14001 alla sua naturale scadenza, avvenuta il 19 febbraio 2011.
Infatti, lo schema EMAS – nella sua nuova versione, modificata dal Regolamento europeo n. 1221/2009 – si conforma perfettamente all’ISO 14001, circostanza che renderebbe superflua la doppia certificazione. L’EMAS richiede inoltre maggiori garanzie di conformità legislativa e trasparenza.
Il percorso per la realizzazione di un Sistema di Gestione Ambientale comprende numerose attività che possono essere brevemente riassunte in:
- Analisi ambientale iniziale:
- analisi del contesto ambientale;
- valutazione dell'impatto ambientale delle attività dirette e indirette del Comune;
- identificazione dei requisiti legislativi applicabili,
- valutazione degli aspetti ambientali significativi;
- analisi delle prassi e delle procedure di gestione ambientale già esistenti.
- Definizione della politica ambientale:
- individuazione di precisi obiettivi e programmi, finalizzati al miglioramento continuo delle performance ambientali;
- definizione delle modalità e dei tempi relativi alla realizzazione degli obiettivi.
- Realizzazione del Sistema di Gestione Ambientale:
- definizione dell'organizzazione aziendale;
- sensibilizzazione e formazione del personale interno;
- aggiornamento delle prescrizioni legislative applicabili;
- valutazione periodica degli aspetti ambientali significativi;
- definizione delle procedure operative;
- preparazione alla gestione di eventuali emergenze di carattere ambientale;
- gestione della documentazione (Manuale, procedure ed istruzioni);
- svolgimento di audit interni per la sistematica valutazione dell'efficacia del sistema;
- gestione delle non conformità tramite azioni preventive e correttive;
- il riesame periodico del Sistema.
Il Sistema segue il ciclo di Deming, noto anche come ciclo PDCA (Plan - Do - Check - Act), un metodo di gestione iterativo in quattro fasi utilizzato per il controllo e il miglioramento continuo di processi e prodotti. In particolare, le quattro fasi sono:
- Plan (pianificare): stabilire gli obiettivi e i processi necessari per raggiungere i risultati desiderati;
- Do (attuare): attuare il programma, raccogliendo al contempo i dati necessari per le fasi successive;
- Check (verificare): studiare i risultati ottenuti confrontandoli con gli obiettivi individuati nella prima fase, in modo da verificare le eventuali differenze;
- Act (agire): analizzare le differenze per determinarne le cause e intraprendere azioni correttive per migliorare il Sistema di Gestione Ambientale.
Infine, è prevista la stesura e divulgazione al pubblico di una Dichiarazione Ambientale che riporta, in modo conciso:
- politica ambientale;
- obiettivi e programmi di miglioramento;
- descrizione del Sistema di Gestione Ambientale;
- dati e gli indicatori relativi alle performance ambientali;
- raffronti temporali dei dati negli anni.
La certificazione e la registrazione
La certificazione EMAS è un atto formale con cui un organismo indipendente, chiamato ente di certificazione, attesta la conformità di una organizzazione ai requisiti richiesti.
Nel 2009 lo Stato italiano ha riconosciuto Accredia come organismo unico nazionale di accreditamento. Accredia valuta la competenza tecnica e l'idoneità professionale degli operatori di valutazione della conformità, per assicurare il valore e la credibilità delle certificazioni.
Attualmente la verifica del Sistema di Gestione Ambientale e la convalida della Dichiarazione Ambientale del Comune di Villa Lagarina sono affidati al verificatore EMAS Dott. Francesco Baldoni, verificatore accreditato dal Comitato EMAS IT-V-0015.
L'ente di certificazione controlla secondo parametri oggettivi i metodi adottati dal Comune attraverso degli audit, in occasione dei quali viene esaminato, tra l’altro:
- il contenuto dell’Analisi ambientale iniziale, della Politica ambientale, del Manuale ambientale e di tutte le procedure e gli interventi previsti;
- la conformità legislativa;
- la corretta gestione del processo di miglioramento.
La certificazione ha validità triennale con possibilità di rinnovo a seguito di una nuova valutazione. L'Ente di certificazione effettua inoltre visite di sorveglianza con frequenza annuale.
La registrazione EMAS è rilasciata dal Comitato EMAS, che si avvale del supporto tecnico dell'Istituto Superiore per la Protezione e Ricerca Ambientale (ISPRA) per applicare gli schemi comunitari. I membri del Comitato sono rappresentanti dei ministeri dell'Ambiente, dello Sviluppo Economico, della Salute, dell'Economia e delle Finanze.
Una volta convalidata, la Dichiarazione Ambientale viene inviata al Comitato EMAS per essere registrata e solo dopo la registrazione il Comune può mettere la Dichiarazione Ambientale a disposizione del pubblico.
Dal 2014 il sistema di gestione ambientale è seguito direttamente da personale interno con l’appoggio della Scuola EMAS Trentino, senza l’ausilio di consulenti esterni all’Amministrazione.
Nel 2017 il sistema di controllo interno del Comune è stato ritenuto sufficientemente stabile ed affidabile, ragion per cui le verifiche ispettive si svolgono attualmente con una frequenza biennale (anziché annuale), così come previsto dalla normativa europea.
La Dichiarazione Ambientale
Il Sistema di Gestione Ambientale prevede che attraverso la Dichiarazione ambientale si forniscano annualmente ai cittadini informazioni sull'impatto e sulle prestazioni ambientali del Comune in materia di terra, acqua, aria, rifiuti, energia e acquisti verdi.
La Dichiarazione ambientale "Aggiornamento 2012" ha ricevuto il Premio EMAS Italia 2012, assegnato al Comune in quanto «distintosi per la qualità e la creatività del design grafico della Dichiarazione ambientale».
La Dichiarazione ambientale "Aggiornamento 2017" ha ricevuto il Premio EMAS Italia 2018, assegnato al Comune in quanto «esempio di comunicazione ambientale che ha saputo evidenziare la capacità di rendere graficamente accattivanti e comprensibili testi complessi e argomenti non sempre alla portata di tutti i cittadini. Risulta molto apprezzato l’uso di elementi grafici, che caratterizzano tutto il documento, semplici e lineari ma allo stesso tempo accurati e molto efficaci».
Il funzionamento del Sistema
Valutazione degli aspetti ambientali
Le attività oggetto di valutazione sono distinte in "dirette" (se il Comune le controlla in modo diretto) e "indirette" (se il Comune può influenzarle solo indirettamente attraverso le politiche adottate). Sono oggetto di valutazione anche le situazioni prevedibili correlate a nuovi sviluppi o modifiche delle attività in essere.
Le attività individuate sono poi valutate in relazione all’impatto che possono avere sui diversi aspetti ambientali, in particolare:
- inquinamento idrico;
- emissioni in atmosfera;
- contaminazione del suolo;
- utilizzo delle risorse;
- utilizzo di sostanze chimiche;
- produzione di rifiuti;
- produzione di odori, rumori e vibrazioni;
- urbanizzazione del territorio;
- inquinamento luminoso;
- inquinamento elettromagnetico.
La valutazione considera le situazioni "normali" (operatività consueta), "anomali" (operatività non consueta, es. avviamento o spegnimento impianti) e di "emergenza", in base alle quali variano le considerazioni in merito a:
- probabilità del verificarsi dell'impatto;
- entità dell'impatto;
- frequenza dell'impatto;
- importanza che l'aspetto riveste per i cittadini e le parti interessate;
- presenza di prescrizioni legislative, nazionali o comunitarie, o altri regolamenti sottoscritti dall'organizzazione;
- reclami pervenuti dalle parti interessate;
- presenza di procedure che regolano le attività in oggetto.
Gli aspetti giudicati significativi sono raccolti nel "Registro degli aspetti ambientali significativi" e vengono presi in considerazione nella definizione degli obiettivi di miglioramento.
- L'analisi viene ripetuta ogni qualvolta vi siano:
- modificazioni del territorio e/o delle attività operative svolte;
- introduzione nuovi servizi;
- incidenti ambientali occorsi;
- reclami ambientali;
- modifiche delle leggi e dei regolamenti.
Gestione delle prescrizioni legali
L'aggiornamento delle prescrizioni ambientali è assicurato dal Responsabile della Gestione Ambientale mediante consultazione delle principali fonti di informazione in materia.
Eventuali nuove leggi o modifica di leggi esistenti comportano la revisione della valutazione degli aspetti ambientali significativi e la comunicazione agli uffici/servizi interni di eventuali nuove modalità operative o di sorveglianza mediante l'aggiornamento della documentazione del Sistema di Gestione Ambientale.
La valutazione del rispetto delle prescrizioni viene assicurata dall’amministrazione in base ad appositi scadenziari e dalle verifiche ispettive interne.
Obiettivi, traguardi e programmi
Il raggiungimento degli obiettivi è assicurato da appositi programmi che identificano fasi, tempi, responsabilità e risorse assegnate e possono essere periodicamente aggiornati/revisionati in ragione dei risultati delle verifiche periodiche di avanzamento e realizzazione delle attività, nonché dell'eventuale introduzione di nuovi servizi, processi, impianti e infrastrutture.
Il Comitato Ambiente verifica il raggiungimento degli obiettivi posti in occasione del riesame periodico del Sistema.
Formazione del personale e comunicazione interna
Tutti i dipendenti del Comune di Villa Lagarina vengono adeguatamente sensibilizzati; inoltre, il personale il cui lavoro può avere impatti più diretti e significativi sull'ambiente, ovvero il personale addetto al Cantiere, all’Ufficio tecnico, alla vigilanza del territorio e il personale addetto antincendio, viene informato su:
- gli impatti ambientali, reali o potenziali, legati alla loro attività;
- le possibili conseguenze di eventuali scostamenti rispetto alle procedure operative in essere.
Per assicurare che ogni singolo dipendente sia coinvolto nel sistema e sia consapevole della sua importanza, il Comitato Ambiente ha scelto di adottare il software "Tracker", tramite cui ogni dipendente può inviare al Comitato Ambiente considerazioni e suggerimenti.
Il Comitato Ambiente valuta, in sede di riesame annuale del Sistema, le modalità con cui procedere all’istruzione e sensibilizzazione del personale, anche in base alle segnalazioni pervenute o all'esito di controlli effettuati.
Comunicazione con le parti interessate
Le comunicazioni dall'esterno inerenti al Sistema di Gestione Ambientale sono gestite dalla Gestione Ambientale che analizza la comunicazione, raccoglie le informazioni necessarie e provvede alla risposta.
La gestione dei reclami prevede l'analisi della/e causa/e, la definizione delle azioni correttive necessarie e la verifica finale dell'efficacia della soluzione individuata.
Le comunicazioni verso l'esterno sono gestite dal Comitato Ambiente, che si occupa delle risposte alle comunicazioni pervenute e di informare la popolazione e le parti interessate sulle performance ambientali del Comune.
- Le informazioni sulle performance ambientali vengono effettuate attraverso:
- la Dichiarazione Ambientale EMAS;
- le conferenze stampa;
- il periodico comunale;
- il sito web istituzionale;
- le serate pubbliche.
La documentazione
Il Sistema di Gestione Ambientale del Comune di Villa Lagarina contempla i seguenti documenti:
- Analisi ambientale iniziale: viene predisposta in fase di implementazione del Sistema e analizza gli aspetti ambientali relativi alle attività svolte dal Comune;
- Dichiarazione ambientale: serve a informare le parti interessate circa il Sistema di Gestione Ambientale e le prestazioni ambientali del Comune;
- Manuale di gestione ambientale: costituisce il riferimento principale per la descrizione delle attività svolte e delle modalità adottate per l'adeguamento ai requisiti delle norme di riferimento;
- Procedure gestionali per la descrizione nel dettaglio di compiti e responsabilità inerenti alle singole attività o processi;
- Istruzioni operative.
La procedura di "Gestione dei documenti e delle registrazioni" stabilisce le modalità adottate dal Comune per:
- valutare l’adeguatezza dei documenti e approvarli;
- riesaminare, aggiornare e riapprovare i documenti stessi;
- assicurare che vengano identificate le modifiche e lo stato di revisione corrente dei documenti;
- assicurare che le pertinenti versioni dei documenti applicabili siano disponibili sui luoghi di utilizzazione;
- assicurare che i documenti siano e rimangano leggibili e facilmente identificabili;
- assicurare che i documenti di origine esterna siano identificati e la loro distribuzione sia controllata;
- prevenire l'uso involontario di documenti obsoleti e adottare una loro adeguata identificazione qualora siano da conservare per qualsiasi scopo.
Le registrazioni di Sistema, ovvero tutti i documenti che contengono dati e informazioni utili alla dimostrazione del funzionamento dello stesso, vengono conservate per dimostrare la conformità legislativa, il conseguimento degli obiettivi posti e il mantenimento degli standard stabiliti.
Il controllo operativo e la sorveglianza
Per le operazioni e le attività associate agli aspetti ambientali significativi sono stati stabiliti dei criteri operativi descritti nelle seguenti procedure:
- "Gestione delle emissioni in atmosfera";
- "Gestione della rete idrica e scarichi";
- "Gestione rifiuti";
- "Gestione delle risorse";
- "Pianificazione territoriale";
- "Gestione del Cantiere".
A fornitori e appaltatori del Comune viene richiesto il rispetto dell'ambiente nello svolgere le proprie attività sul territorio, così come previsto dalla procedura "Gestione ambientale dei fornitori".
Le procedure contengono le indicazioni dei parametri monitorati, delle procedure di controllo previste e delle relative registrazioni. In particolare, sono oggetto di controllo le seguenti attività:
- la potabilizzazione dell'acqua;
- le emissioni in atmosfera degli impianti termici di proprietà;
- la gestione delle autorizzazioni dei fornitori di servizi relativi ai rifiuti;
- la gestione della discarica di inerti;
- la valutazione periodica dei fornitori;
- il consumo di risorse;
- la pianificazione territoriale;
- il rispetto delle prescrizioni legali;
- la gestione degli obiettivi ambientali stabiliti.
I risultati dei controlli effettuati sono analizzati e approvati dai Responsabili di settore/uffici individuati nelle procedure di riferimento; le apparecchiature utilizzate per il controllo sono soggette a taratura e manutenzione.
La preparazione alle emergenze
Le emergenze ambientali che potrebbero verificarsi sono state individuate al capitolo 8 della Dichiarazione ambientale.
La procedura "Preparazione alle emergenze e risposta" definisce le misure di prevenzione stabilite e le attività di contenimento o eliminazione delle eventuali conseguenze ambientali di una situazione di emergenza.
Il personale che svolge attività a rischio di incidente ambientale viene opportunamente addestrato.
La gestione delle non conformità, azioni correttive e preventive
Le non conformità di tipo ambientale possono riguardare:
- il superamento dei limiti stabiliti dalla legge;
- il superamento dei limiti stabiliti internamente;
- impatti ambientali causati da incidenti o emergenze ambientali.
Le non conformità sono oggetto di valutazione del Responsabile della Gestione Ambientale che, in accordi con i Responsabili delle Funzioni interessate, attiva le azioni necessarie al ripristino della situazione di conformità, come previsto dalla procedura "Gestione del miglioramento".
Le non conformità provocate da incidenti interni o emergenze ambientali comportano:
- l'immediato intervento finalizzato al contenimento/eliminazione dell'impatto ambientale causato;
- la registrazione e la valutazione dell'accaduto a cura del Responsabile della Gestione Ambientale in ordine all'eventuale necessità di attivazione di azioni correttive.
La procedura di "Gestione del miglioramento" descrive le responsabilità e le modalità operative adottate per:
- il riesame delle non conformità riscontrate/potenziali e dei reclami pervenuti;
- l'individuazione delle cause delle non conformità;
- la valutazione dell'esigenza di adottare ulteriori azioni preventive;
- la registrazione dei risultati e il riesame delle azioni attuate.
Le verifiche ispettive interne
Il Comune di Villa Lagarina effettua periodicamente delle verifiche ispettive interne per stabilire se il Sistema di Gestione Ambientale:
- è conforme al Regolamento EMAS e ai requisiti stabiliti internamente;
- è stato efficacemente attuato e aggiornato.
Le procedure di audit comprendono la definizione dei criteri, l'estensione, la frequenza e le modalità di formalizzazione dei risultati. La scelta dei valutatori e la conduzione delle verifiche ispettive sono svolte in modo da assicurare l'obiettività e l'imparzialità del processo di verifica ispettiva.
Il riesame della direzione
Il Comitato Ambiente riesamina almeno annualmente il Sistema di Gestione Ambientale implementato. Gli elementi in ingresso per il riesame comprendono:
- i risultati delle verifiche ispettive;
- gli esiti dei reclami pervenuti;
- l'andamento degli indicatori ambientali stabiliti;
- il bilancio ambientale;
- lo stato delle azioni correttive e preventive;
- le azioni a seguito dei precedenti riesami;
- le modifiche che potrebbero avere effetti sul Sistema di Gestione Ambientale;
- le raccomandazioni per il miglioramento.
Gli elementi in uscita dal riesame comprendono decisioni e azioni relative:
- al miglioramento dell'efficacia del Sistema di Gestione Ambientale;
- al bisogno di risorse, ovvero all'acquisizione di nuovo personale e/o di nuove attrezzature necessarie ad assicurare la conformità del Sistema ai requisiti stabiliti.
In sede di riesame vengono inoltre rilevate e pianificate eventuali necessità di addestramento/formazione individuate dai singoli settori. Vengono infine posti nuovi obiettivi e traguardi ambientali (o ritarati eventuali obiettivi non ancora raggiunti) e viene verificato l'aggiornamento della Politica per l'Ambiente.
La responsabilità della conduzione del riesame è del Comitato Ambiente. Le risultanze vengono documentate in una apposita relazione a cura del Responsabile della Gestione Ambientale.
Il ruolo del cittadino
Alcuni obiettivi possono peraltro coinvolgere il cittadino come parte attiva del miglioramento.
Al di là di specifici traguardi ambientali, il cittadino è comunque chiamato a un comportamento "ecologico" attraverso la messa in atto di semplici accorgimenti, tra cui:
il risparmio energetico:
- accendi la luce solo quando è necessario;
- spegni la luce ogni volta che esci da una stanza;
- accertati che tutto sia spento prima di uscire di casa o dall'ufficio
- tieni acceso l'impianto di riscaldamento solo per il tempo strettamente necessario e cerca di non superare i 20°C.
il risparmio di acqua:
- non lasciare scorrere l'acqua mentre ti asciughi le mani o ti lavi i denti;
- accertati che i rubinetti siano ben chiusi;
- ripara eventuali perdite dai rubinetti;
- riutilizza l'acqua quando è possibile.
il risparmio di carta e altri materiali:
- non buttare via la carta se non l'hai utilizzata da entrambi i lati;
- nel fare fotocopie usa l’opzione fronte/retro quando possibile;
- riponi la carta che non utilizzi più nel contenitore per la raccolta differenziata;
- se hai farmaci scaduti portali nelle farmacie;
- se hai pile esauste portale dai rivenditori o al CRM.
la pulizia dell'ambiente:
- utilizza detersivi naturali biodegradabili;
- utilizza i detersivi in modesta quantità;
- non abbandonare i rifiuti fuori dagli appositi contenitori;
- non gettare a terra cartacce e altri rifiuti.