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DESCRIZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE


Il Sistema di Gestione Ambientale del Comune di Villa Lagarina ha lo scopo di assicurare che gli impatti ambientali diretti e indiretti connessi alle attività svolte nel territorio comunale e sulle quali l'Amministrazione ha il potere di gestione o di controllo (inquinamento dell'aria, dell'acqua, del suolo, rumorosità, rifiuti, etc.) siano effettivamente limitati e posti sotto un controllo continuo e che il Sistema stesso sia messo in condizioni di gestire adeguatamente anche situazioni di emergenza. Obiettivo prioritario del Sistema è il miglioramento continuo delle performance ambientali.


L'implementazione e il mantenimento del Sistema di Gestione Ambientale avviene attraverso:

  • la definizione e l'aggiornamento dell'Analisi Ambientale Iniziale, che ha permesso di analizzare il contesto ambientale e di valutare gli aspetti ambientali significativi delle attività che il Comune svolge in maniera diretta o indiretta;
  • un'attività sistematica di aggiornamento delle prescrizioni legislative e regolamentari ambientali applicabili, nonchè i relativi controlli di conformità;
  • la definizione della Politica Ambientale, da cui discendono precisi obiettivi, traguardi e programmi, finalizzati al miglioramento continuo delle performance ambientali; la politica e gli obiettivi definiscono formalmente l'orientamento del Comune verso l'ambiente (principi e obiettivi generali), le modalità e i tempi con cui gli obiettivi vengono raggiunti;
  • la definizione di procedure di comunicazione interna ed esterna per garantire adeguati flussi di informazione tra i diversi livelli della struttura organizzativa e per un dialogo aperto con i cittadini e le parti interessate;
  • la sensibilizzazione alla tutela dell'ambiente di tutti i dipendenti e la formazione e l'addestramento del personale che svolge attività potenzialmente a rischio per l'ambiente;
  • l'individuazione e la valutazione degli aspetti ambientali significativi;
  • la definizione di procedure che descrivono le modalità operative adottate dal Comune in campo ambientale (es. controllo delle emissioni in atmosfera, gestione dei rifiuti, etc.) compreso il controllo degli aspetti ambientali indiretti (tra cui quelli delle aziende che operano per conto del Comune, quelli delle imprese artigianali, industriali e agricole che operano sul territorio, etc.);
  • la prevenzione di eventuali emergenze di carattere ambientale e la definizione delle modalità di risposta;
  • la gestione di audit interni per valutare sistematicamente l'efficacia del sistema e il conseguimento degli obiettivi stabiliti;
  • l'implementazione di procedure atte a gestire le non conformità rilevate, azioni correttive e preventive rivolte al miglioramento delle performance ambientali.


VALUTAZIONE DEGLI ASPETTI AMBIENTALI

A livello almeno annuale il Comitato Ambiente provvede alla valutazione degli aspetti ambientali significativi attraverso:

  • l'individuazione ed elencazione delle attività svolte all'interno del territorio comunale;
  • l'individuazione degli impatti a esse associati (es. produzione rifiuti, contaminazione del suolo, emissioni in atmosfera, etc.);
  • la valutazione della significatività dell'impatto.

Gli aspetti ambientali oggetto di valutazione sono quelli "diretti", riferiti ad attività che l'Amministrazione controlla in modo diretto, e quelli "indiretti" ovvero quelli sui quali l'Amministrazione può avere influenza attraverso le politiche adottate. Sono oggetto di valutazione anche le situazioni prevedibili correlate a nuovi sviluppi o modifiche delle attività in essere. Le attività individuate sono sottoposte a una valutazione sui potenziali impatti che possono provocare sull'ambiente, relativi a:

  • inquinamento idrico;
  • emissioni in atmosfera;
  • contaminazione del suolo;
  • utilizzo risorse;
  • utilizzo sostanze chimiche;
  • produzione rifiuti;
  • odore, rumore e vibrazione;
  • urbanizzazione del territorio;
  • inquinamento luminoso;
  • inquinamento elettromagnetico.

In situazioni "normali" (operatività consueta), "anomale" (operatività non consueta, es. avviamento o spegnimento impianti) e di "emergenza", la significatività dell'aspetto viene stabilità con riferimento a:

  • probabilità del verificarsi dell'impatto (per le situazioni di emergenza);
  • entità dell'impatto;
  • frequenza dell'impatto (non per le situazioni di emergenza);
  • importanza che l'aspetto riveste per i cittadini e le parti interessate;
  • presenza di prescrizioni legislative, nazionali o comunitarie, o altri regolamenti sottoscritti dall'organizzazione;
  • reclami pervenuti dalle parti interessate;
  • presenza di procedure che regolano le attività in oggetto.

Ogni valutazione viene motivata per iscritto in modo da rendere evidente e ripercorribile l'analisi condotta.
Gli aspetti giudicati significativi sono raccolti nel "Registro degli aspetti ambientali significativi" e vengono presi in considerazione nella definizione degli obiettivi di miglioramento. L'analisi viene ripetuta ogni qualvolta vi siano:

  • modificazioni del territorio e/o delle attività operative svolte;
  • introduzione nuovi servizi;
  • incidenti ambientali occorsi;
  • reclami ambientali;
  • modifica delle leggi e dei regolamenti.

Indipendentemente dal periodo in cui è stato condotto il riesame, l'analisi viene ripetuta ogni qualvolta vi siano:

  • modificazioni delle attività operative;
  • introduzione nuovi servizi;
  • incidenti ambientali occorsi;
  • reclami ambientali;
  • modifica delle leggi e regolamenti applicabili.

L'esito dell'ultima valutazione degli aspetti ambientali è riportata nella Dichiarazione Ambientale 2011 - 2013.


GESTIONE DELLE PRESCRIZIONI LEGALI

Il Sistema di Gestione Ambientale prevede, attraverso le modalità operative descritte dalla procedura "Prescrizioni legislative e altre", l'identificazione e l'aggiornamento continuo delle leggi e regolamenti ambientali applicabili alle attività del Comune.


L'aggiornamento delle prescrizioni ambientali è assicurato dal Responsabile della Gestione Ambientale mediante consultazione delle principali fonti di informazione in materia. Eventuali nuove leggi o modifica di leggi esistenti comportano la revisione della valutazione degli aspetti ambientali significativi e la comunicazione agli uffici/servizi interni di eventuali nuove modalità operative o di sorveglianza mediante l'aggiornamento della documentazione del Sistema di Gestione Ambientale.
 La valutazione del rispetto delle prescrizioni viene assicurata a cura delle funzioni interessate in base ad appositi scadenziari (scadenza autorizzazioni, comunicazioni, etc.) e in occasione delle verifiche ispettive interne di Sistema.


OBIETTIVI, TRAGUARDI E PROGRAMMI

L'idea di intraprendere la strada della certificazione ambientale, prima secondo la ISO 14001 e poi secondo EMAS, è nata a seguito di un'iniziativa avviata dall'Assessorato all'ambiente della Provincia autonoma di Trento che ha promosso la realizzazione di Sistemi di Gestione Ambientale in quattro realtà locali tra loro limitrofe: il Comune di Rovereto, il Comune di Villa Lagarina, il Comune di Folgaria e il Comune di Levico.

Il Sistema di Gestione Ambientale implementato prevede che il Comitato Ambiente del Comune di Villa Lagarina fissi a livello annuale degli obiettivi di miglioramento. Il Comitato Ambiente assicura rispetto agli obiettivi:

  • la coerenza rispetto alle disposizioni generali contenute nella politica, compreso l'impegno alla prevenzione dell'inquinamento;
  • per quanto possibile, la raggiungibilità e la quantificabilità.

Le informazioni di input necessarie alla determinazione degli obiettivi e traguardi ambientali, di cui tiene conto il Comitato Ambiente, sono:

  • aggiornamenti delle prescrizioni legislative;
  • aggiornamenti sugli aspetti ambientali significativi;
  • reclami e/o segnalazione delle parti interessate, comprese le segnalazioni dei lavoratori o dei loro rappresentanti;
  • opzioni tecnologiche;
  • esigenze finanziarie e operative;
  • il punto di vista delle parti interessate.

Il Comitato Ambiente assicura che gli obiettivi e i traguardi siano correlati agli aspetti ambientali significativi e siano raggiungibili.


Il raggiungimento degli obiettivi è assicurato da appositi programmi che identificano fasi, tempi, responsabilità e risorse assegnate e possono essere periodicamente aggiornati/revisionati in ragione dei risultati delle verifiche periodiche di avanzamento e realizzazione delle attività, nonché dell'eventuale introduzione di nuovi servizi, processi, impianti e infrastrutture.

Il Comitato Ambiente verifica il raggiungimento degli obiettivi posti in occasione del Riesame periodico del Sistema.


LA FORMAZIONE DEL PERSONALE E LA COMUNICAZIONE INTERNA

Tutti i dipendenti del Comune di Villa Lagarina vengono sensibilizzati su:

  • l'importanza della conformità alla Politica per l'Ambiente, alle procedure e ai requisiti del Sistema di Gestione Ambientale;
  • i ruoli e le responsabilità specifici, a essi affidati, per raggiungere la conformità alla Politica ambientale e ai requisiti del Sistema di Gestione Ambientale.

Inoltre, il personale il cui lavoro può avere impatti più diretti e significativi sull'ambiente, ovvero:

  • il personale addetto al Cantiere;
  • il personale addetto all'Ufficio tecnico;
  • il personale addetto alla vigilanza del territorio;
  • gli addetti antincendio;

viene informato su:

  • gli impatti ambientali, reali o potenziali, conseguenti alla loro attività e ai benefici per l'ambiente dovuti al miglioramento della loro prestazione individuale;
  • le potenziali conseguenze di scostamenti rispetto alle procedure operative in essere.

Tutto il personale infine viene preparato a situazioni di emergenza in base a quanto specificato dalla procedura "Preparazione alle emergenze e risposta".
 Per assicurare che ogni singolo dipendente sia consapevole dell'importanza di conseguire la Politica Ambientale e sia coinvolto nel Sistema stesso, il Comitato Ambiente ha stabilito di adottare un programma informatico su web  denominato "Tracker" che ogni dipendente può utilizzare per far pervenire al Comitato Ambiente considerazioni e suggerimenti inerenti la tutela dell'ambiente.

Il "Tracker" viene esaminato periodicamente a cura del Responsabile della Gestione Ambientale che provvede a rispondere alle eventuali segnalazioni pervenute e ad attivare, se del caso, azioni preventive e/o di miglioramento a seguito dei suggerimenti inoltrati.


Il Comitato Ambiente valuta, in sede di riesame annuale del Sistema, la competenza del personale che per conto del Comune svolge compiti che possono avere impatti sull'ambiente (es. dipendenti della società che raccoglie i rifiuti, personale che consegna liquidi tecnologici e altri prodotti pericolosi, dipendenti della società che gestisce il verde, etc.).

Qualora le competenze non siano ritenute adeguate, anche in base alle segnalazioni pervenute o all'esito di controlli effettuati, il Comitato Ambiente stabilisce le modalità con cui procedere alla istruzione e sensibilizzazione di tale personale.

La Gestione Ambientale mantiene registrazione della formazione svolta.
 Le comunicazioni interne che il Comitato Ambiente fa pervenire ai livelli più bassi sono gestite attraverso le attività di sensibilizzazione, informazione, formazione e addestramento, la diffusione dei documenti del Sistema di Gestione Ambientale ed eventuali apposite riunioni e incontri.


LA COMUNICAZIONE CON LE PARTI INTERESSATE

Le comunicazioni dall'esterno inerenti il Sistema di Gestione Ambientale, tra cui:

  • informazioni sugli impatti ambientali delle attività svolte direttamente dal Comune e/o svolte sul territorio;
  • informazioni sugli obiettivi ambientali stabiliti;
  • reclami ambientali;
  • suggerimenti, richieste di chiarimenti o altro. che pervengono dalle parti interessate (cittadini, fornitori, associazioni, operatori economici, enti locali, etc.) sono gestite dalla Gestione Ambientale che analizza la comunicazione, raccoglie le informazioni necessarie e provvede alla risposta. La gestione delle comunicazioni provenienti dai cittadini, in particolare riguardo la raccolta differenziata dei rifiuti, è affidata allo Sportello Ambiente che funge da interfaccia tra l'Amministrazione e la Comunità della Vallagarina.

La gestione dei reclami prevede l'analisi della/e causa/e che l'hanno generato, la definizione delle azioni correttive necessarie e la verifica finale dell'efficacia e dell'efficienza delle azioni stabilite.


Le comunicazioni verso l'esterno sono gestite a cura del Comitato Ambiente e riguardano essenzialmente risposte alle comunicazioni pervenute e informazioni alla popolazione e alle parti interessate sulle performance ambientali del Comune.


Le informazioni sulle performance ambientali vengono effettuate attraverso la Dichiarazione Ambientale e mediante conferenze stampa, articoli sul periodico comunale e attraverso l'aggiornamento del sito web che prevede una sezione dedicata all'ambiente.


Tra le "parti interessate" al Sistema di Gestione Ambientale del Comune di Villa Lagarina vi sono i cittadini: a essi infatti l'Amministrazione si rivolge, da un lato per trovare spunti di miglioramento e dall'altra per favorirne i comportamenti eco-compatibili e l'attenzione all'ambiente.

Tra le iniziative finora adottate e quelle programmate, l'Amministrazione prevede una informazione continua dei cittadini sulla modalità di corretta gestione dei rifiuti, sul risparmio energetico, sulle politiche ambientali di acquisto e sui comportamenti in caso di incidente ambientale, principalmente attraverso serate pubbliche, il periodico comunale e il sito internet.


LA DOCUMENTAZIONE E LE REGISTRAZIONI DEL SISTEMA

Il Sistema di Gestione Ambientale del Comune di Villa Lagarina contempla i seguenti documenti:

  • Analisi Ambientale Iniziale: è stata predisposta in fase di implementazione del Sistema con lo scopo di descrivere e valutare gli aspetti ambientali connessi alle attività svolte dal Comune;
  • Dichiarazione Ambientale: viene predisposta in conformità a quanto richiesto dai requisiti del Regolamento EMAS per dare informazioni alle parti interessate circa il Sistema di Gestione Ambientale e le prestazioni ambientali del Comune;
  • Manuale di Gestione Ambientale: costituisce il riferimento principale per la descrizione delle attività svolte e delle modalità adottate per l'adeguamento ai requisiti delle norme di riferimento;
  • Procedure gestionali per la descrizione nel dettaglio di compiti e responsabilità inerenti le singole attività o processi;
  • Istruzioni operative per la descrizione in dettaglio di attività di carattere operativo.

I documenti del Sistema di Gestione Ambientale sono tenuti sotto controllo in base alle indicazioni fornite nella procedura "Gestione dei documenti e delle registrazioni" che stabilisce le modalità adottate dal Comune necessarie per:

  • approvare i documenti, circa l'adeguatezza, prima della loro emissione;
  • riesaminare, aggiornare (quando necessario) e riapprovare i documenti stessi;
  • assicurare che vengano identificate le modifiche e lo stato di revisione corrente dei documenti;
  • assicurare che le pertinenti versioni dei documenti applicabili siano disponibili sui luoghi di utilizzazione;
  • assicurare che i documenti siano e rimangano leggibili e facilmente identificabili;
  • assicurare che i documenti di origine esterna siano identificati e la loro distribuzione sia controllata;
  • prevenire l'uso involontario di documenti obsoleti e adottare una loro adeguata identificazione qualora siano da conservare per qualsiasi scopo.

Le registrazioni di Sistema, ovvero tutti i documenti che contengono dati e informazioni utili alla dimostrazione del funzionamento dello stesso, vengono conservate per dimostrare la conformità legislativa, il conseguimento degli obiettivi posti e il mantenimento degli standard stabiliti.


I metodi utilizzati per l'archiviazione sono tali da consentire una rapida rintracciabilità della documentazione ed evitarne il deterioramento, il danno o lo smarrimento.
 Le modalità di preparazione, compilazione e distribuzione delle registrazioni della qualità vengono dettagliate nella procedura "Gestione dei documenti e delle registrazioni".


IL CONTROLLO OPERATIVO E LA SORVEGLIANZA

Per le operazioni e le attività associate agli aspetti ambientali significativi sono stati stabiliti dei criteri operativi descritti nelle seguenti procedure:

  • "Gestione delle emissioni in atmosfera";
  • "Gestione della rete idrica e scarichi";
  • "Gestione rifiuti";
  • "Gestione delle risorse";
  • "Pianificazione territoriale";
  • "Gestione del Cantiere".

Ai fornitori e gli appaltatori viene richiesto il rispetto dell'ambiente nello svolgere il proprio lavoro per conto del Comune e/o nello svolgere le proprie attività sul territorio; le modalità operative adottate per il controllo del comportamento dei fornitori sono descritte nella procedura "Gestione ambientale dei fornitori".


Il Comune di Villa Lagarina sorveglia regolarmente le principali caratteristiche delle proprie attività e delle proprie operazioni che possono avere impatto significativo sull'ambiente.


Le procedure individuate per il controllo operativo contengono indicazione dei parametri monitorati, compresi quelli che attestano la conformità alle prescrizioni legislative e regolamentari applicabili, delle procedure di controllo previste e delle registrazioni relative. In particolare sono sottoposte a controllo le seguenti attività:

  • potabilizzazione dell'acqua, secondo le modalità descritte nella procedura "Gestione delle risorse idriche e dei reflui";
  • le emissioni in atmosfera degli impianti termici di proprietà;
  • gestione delle autorizzazioni dei fornitori di servizi inerenti i rifiuti;
  • gestione della discarica di inerti;
  • valutazione periodica dei fornitori;
  • consumo di risorse;
  • pianificazione territoriale (in riferimento ai requisiti e agli input ambientali stabiliti);
  • rispetto delle prescrizioni legali e altri regolamenti applicabili;
  • gestione degli obiettivi ambientali stabiliti.

I risultati dei controlli effettuati sono analizzati e approvati a cura dei Responsabili di settore/uffici individuati nelle procedure di riferimento; le apparecchiature utilizzate per il controllo sono soggette a taratura e manutenzione.


LA PREPARAZIONE ALLE EMERGENZE

Le emergenze ambientali che potrebbero verificarsi sono state individuate al capitolo 8 della Dichiarazione ambientale. 
L'individuazione e la risposta a potenziali incidenti e situazioni di emergenza sono descritte nella procedura "Preparazione alle emergenze e risposta" che definisce eventuali misure di prevenzione stabilite e le attività da mettere in atto per contenere o eliminare gli impatti ambientali conseguenti. Il personale che svolge attività a rischio di incidente ambientale viene opportunamente addestrato. In seguito a incidenti ambientali occorsi, vengono revisionate le modalità operative stabilite.


LA GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ, AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE

Le non conformità di tipo ambientale possono riguardare:

  • il superamento dei limiti stabiliti da leggi (es. emissioni in atmosfera, scarichi, etc.);
  • il superamento dei limiti stabiliti internamente (peggioramento degli standard dichiarati e/o mancato raggiungimento di livelli stabiliti);
  • impatti ambientali causati da incidenti o emergenze ambientali (terremoti, incendi, allagamenti, etc.).

Le non conformità sono oggetto di valutazione del Responsabile della Gestione Ambientale che, in accordi con i Responsabili delle Funzioni interessate, attiva le azioni necessarie al ripristino della situazione di conformità, così come stabilito nella procedura "Gestione del miglioramento". 
Le non conformità provocate da incidenti interni o emergenze ambientali comportano:

  • l'immediato intervento degli operatori finalizzato al contenimento/eliminazione dell'impatto ambientale causato. A tal fine è stata predisposta opportuna attività di addestramento degli operatori e sono stati individuati i mezzi necessari per supportare l'attività degli operatori stessi (estintori, materiale assorbente, mezzi di protezione individuale, pompe, contenitori di sicurezza, etc.);
  • la registrazione e la valutazione dell'accaduto a cura del Responsabile della Gestione Ambientale in ordine all'eventuale necessità di attivazione di necessarie azioni correttive per evitare il ripetersi nell'anomalia.

Il Comune di Villa Lagarina attua azioni per eliminare le cause delle non conformità reali o potenziali (da cui rispettivamente azioni "correttive" o "preventive") al fine di evitare il loro ripetersi. Allo scopo è stata predisposta la procedura "Gestione del miglioramento" che descrive le responsabilità e le modalità operative adottate per:

  • il riesame delle non conformità riscontrate e dei reclami pervenuti o delle non conformità potenziali;
  • l'individuazione delle cause delle non conformità;
  • la valutazione dell'esigenza di adottare azioni per evitare il ripetersi di anomalie;
  • l'individuazione e l'attuazione delle azioni necessarie;
  • la registrazione dei risultati delle azioni attuate;
  • il riesame delle azioni correttive attuate.


LE VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE

Il Comune di Villa Lagarina effettua ad intervalli pianificati e periodici verifiche ispettive interne per stabilire se il Sistema di Gestione Ambientale:

  • è conforme a quanto pianificato, ai requisiti del del Regolamento EMAS e ai requisiti stabiliti internamente; l'audit ambientale comprende la valutazione dei dati di fatto necessari per valutare le prestazioni e gli aspetti ambientali correlati al Sistema;
  • è stato efficacemente attuato e mantenuto aggiornato.

La programmazione delle verifiche ispettive è effettuata in modo da tener conto dello stato e dell'importanza verso l'ambiente dei processi e delle aree oggetto di verifica, oltre che dei risultati di precedenti verifiche ispettive. 
Le procedure di audit comprendono la definizione dei criteri, l'estensione, la frequenza e le modalità di formalizzazione dei risultati.
 La scelta dei valutatori e la conduzione delle verifiche ispettive sono svolte in modo da assicurare l'obiettività e l'imparzialità del processo di verifica ispettiva.


IL RIESAME DELLA DIREZIONE

Il Comitato Ambiente riesamina, a livello almeno annuale, il Sistema di Gestione Ambientale implementato per assicurarsi della sua continua idoneità, adeguatezza ed efficacia. 
Il riesame comprende la valutazione delle opportunità per il miglioramento e le esigenze di modifiche del Sistema di Gestione Ambientale, politica e obiettivi per la qualità inclusi. 
Gli elementi in ingresso per il riesame comprendono:

  • i risultati delle verifiche ispettive;
  • gli esiti dei reclami pervenuti;
  • l'andamento degli indicatori ambientali stabiliti;
  • il bilancio ambientale;
  • lo stato delle azioni correttive e preventive;
  • le azioni a seguito dei precedenti riesami;
  • le modifiche che potrebbero avere effetti sul Sistema di Gestione Ambientale;
  • le raccomandazioni per il miglioramento.

Gli elementi in uscita dal riesame comprendono decisioni e azioni relative:

  • al miglioramento dell'efficacia del Sistema di Gestione Ambientale;
  • ai bisogni di risorse, ovvero all'acquisizione di nuovo personale e/o di nuove attrezzature necessarie ad assicurare la conformità del Sistema ai requisiti stabiliti.

In sede di riesame vengono inoltre rilevate e pianificate eventuali necessità di addestramento/formazione individuate dai singoli settori. 
Vengono infine posti nuovi obiettivi e traguardi ambientali (o ritarati eventuali obiettivi non ancora raggiunti) e viene verificato l'aggiornamento della Politica per l'Ambiente. 
La responsabilità della conduzione del riesame è del Comitato Ambiente. Le risultanze vengono documentate in una apposita relazione a cura del Responsabile della Gestione Ambientale.